Memo是向员工或同事传达重大决策或政策变化的绝佳方式。花时间写一份好的Memo很重要，这样你的信息就能按照你想要的方式传达出来。标准的Memo会被分成几部分来组织信息，并帮助实现你的目的。本文概述了Memo每部分应该涵盖的主要内容，一起来看一看吧！
一、开始
Memo的目的通常出现在开头段落中，涵盖目的、背景和问题，以及具体的工作或任务。你需要给读者一个Memo内容的简要概述。
二、背景
这一部分是你正在解决的问题的事件、环境或背景。你可以用一段话或几个句子来建立背景并陈述问题。例如："Through market research and analysis..."。只涵盖你的读者需要的内容，但是一定要清楚。
三、任务
Memo的一个重要部分是任务陈述，你应该描述你正在做什么来帮助解决问题。如果要求采取行动，你的任务可能会以这样的句子开头："You asked that I look at...."。如果你想解释你的意图，你可以说："To determine the best method of promoting the new fall line, I will...."。
不要漫谈无关紧要的细节。如果你很难把任务用语言表达出来，考虑一下你是否已经明确了情况。准备写Memo之前，你可能需要做更多的计划。
四、总结
如果你的Memo超过一页，你可能需要有一个单独的总结部分。然而，这一部分对于简短的Memo来说是不必要的，也不应该占用太多的空间。这一部分简要陈述了你所达成的主要建议。这些将帮助你的读者立即理解Memo的要点。这一部分也可能包括你在研究中使用的方法和来源的参考。
五、讨论
讨论部分是Memo中最长的部分，也是涵盖所有支持你观点的细节的部分。从最重要的信息开始。这可能意味着你将从关键的发现或建议开始。从最基本的信息开始，然后转向具体的或支持性的事实(提供细节时一定要使用相同的格式，从最强到最弱)。讨论部分包括Memo中支持你论点的观点、事实和研究。需要给出有力的观点和证据，以说服读者遵循你的建议行动。
六、结束
读者理解了你所有的信息之后，你应该以一个礼貌的结尾来结束，说明你希望读者采取什么行动。确保你考虑了读者将如何从期望的行动中受益，以及你如何使这些行动更容易。例如，你可能会说："I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make."
七、附件
确保你记录下你的发现或者在必要的时候提供详细的信息。你可以通过附上列表、图表、表格等来做到这一点。请务必在Memo中提及你的附件，并在结束语下方添加注释，如下所示：Attached: Focus Group Results, January- May 2007
通过本文，同学应该大致了解了Memo每部分的主要内容。建议同学在写Memo时尽可能地涵盖这些内容，这样你的Memo才会比较全面。